Organización

Organización

En nuestro día a día, tenemos que hacer una sucesión de tareas o actividades. En la vida personal tenemos que hacer la compra, las tareas de la casa, incluso solemos planificar las tareas de ocio como las vacaciones. 

En cuanto a la vida profesional, ocurre lo mismo o incluso más. Nuestro trabajo suele consistir en la ejecución de una serie de tareas, unas planificadas otras improvisadas o sin planificar. Unas por decisión propia, otras por imposición de nuestros superiores,  pueden ser tareas físicas o tareas intelectuales, según nuestro tipo de trabajo, pero al fin y al cabo, todo tareas.

Cuando el número de tareas a realizar es excesivo, nos puede llegar a generar estrés. El estrés no indica que tengamos mucho trabajo o trabajo difícil que no sabemos acometer. El estrés indica que tenemos muchas tareas que no somos capaces de gestionar, aunque de forma individual sí seríamos capaces de acometer cada una de ellas. Es el "bosque" o conjunto de todas las tareas lo que nos agobia por no saber por dónde empezar, y terminamos por no empezar por ninguna de las tareas.

El problema no es que tengamos mucho trabajo, sino que tenemos muchas tareas y no sabemos gestionarlas. Esta situación, frecuentemente genera que olvidemos tareas importantes o no las dediquemos el tiempo suficiente, y dediquemos más tiempo a tareas menos importantes y sobre todo, menos urgentes.

Hay diferentes metodologías y herramientas que ayudan en la gestión del tiempo y en la organización de las tareas para ser más productivo. No son metodologías milagrosas. Al contrario, son cosas de sentido común. La eficacia de aplicar estas metodologías está en realmente "aplicar" estas metodologías, no en sí en la metodología. Es equivalente a las propuestas para dejar de fumar o en ir al gimnasio para estar en forma. La eficacia reside en la constancia en la aplicación del método, no en el método en sí.

Vamos a ver algunas de las metodologías más extendidas, pero lo importante es decantarse por una o adaptar una existente y no cesar en su uso.

Metodología GTD (Geting Things Done)

Método de  David Allen, y también el título del libro en el que explica el método. En castellano, el libro se ha traducido como "Organízate con eficacia".

Es quizás la metodología más conocida, más extendida y la que mejores resultados ha proporcionado. Se basa en una idea básica fundamental: "liberar la mente". ¿Y cómo conseguimos liberar la mente?, pues es muy sencillo, simplemente hay que "recopilar" o anotar todo lo que sea susceptible de ser una tarea que tengamos que realizar.  

Define las siguientes 5 fases a realizar:

• Recopilar: Contenedores de ideas 
• Procesar: Convertir las ideas en acciones a realizar
• Organizar: Poner en cajones
• Evaluar: Decidir qué hacer.
• Hacer.

El método se puede resumir en que hay que hacer listas de tareas, priorizarlas y después ejecutarlas. Bastante obvio, pero la persistencia en aplicarlo continuamente está su éxito.

Existen herramientas informáticas que pueden ayudar con la ejecución de la metodología, pero una lista en papel también puede dar los mismos resultados.

Matriz de Eisenhower

Define dos conceptos básicos: Importancia y Urgencia.
Importancia son las tareas que nos van a aportar mayor beneficio si las realizamos. Por el contrario, urgencia indica si la tarea la tenemos que realizar pronto o no. Son dos conceptos distintos, y uno no implica el otro.

Con estos dos conceptos, hacemos un cuadrante o matriz con las cuatro posibilidades. Y definimos para cada una de las posibilidades una decisión a tomar:

1. Importante, urgente. Hacer.
2. Importante, no urgente. Planificaciones futuras. Planificar.
3. No importante, Urgente. Interrupciones, correo. Delegar
4. No importante, no urgente. Ladrones de tiempo. Posponer, eliminar.

Lo ideal, sería que la mayoría de nuestras tareas fueran del grupo 2, importantes y no urgentes. Estas tareas se pueden planificar para realizar antes de una fecha y tener tiempo suficiente para ejecutarlas.

Método Pomodoro

El método Pomodoro fue ideado por Francesco Cirillo. 

Se basa en la idea de que somos más eficaces si dividimos las tareas grandes en tareas más pequeñas, y realizamos descansos entre cada tarea para seguir siendo productivos sin cansarnos.

Establece que debemos dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos de trabajo para realizar una tarea. Después debemos dedicar 5 minutos de descanso. A este intervalo se le denomina "Pomodoro" (tomate en italiano). Proviene de los temporizadores de cocina que tienen forma de tomate.

Cada 4 pomodoros (2 horas) debemos hacer un descanso un poco más largo.

Cada cuatro Pomodoros, una pausa más larga.

Referencias

- Wikipedia: Geting Things Done